Geheimhouding - geenruzieophetwerk.nlEen van de pijlers van mediation is de geheimhouding die je met elkaar afspreekt. Maar wat houdt dat eigenlijk in en hoever strekt die dan?

Geheimhouding is de kern

Bij de start van het eerste gezamenlijke mediationgesprek ligt de mediationovereenkomst op tafel. De deelnemers aan het gesprek èn de mediator ondertekenen; pas daarna begint het eigenlijke gesprek.

In de mediationovereenkomst staan 3 belangrijke zaken:

  • de afspraak om je in te spannen om de mediation tot een goed einde te brengen

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat deelnemers alleen maar voor de vorm met elkaar in gesprek gaan. Dat is verspilling van tijd en energie en heeft geen enkele zin. Van tevoren ken je de oplossing niet: terugkeer in harmonie of op een goede manier afscheid nemen. Maar als je niet bereid bent om de kwestie op te lossen is het weinig respectvol om toch een overeenkomst te tekenen.

  • de afspraak dat iedere deelnemer èn de mediator vrijwillig aan de mediationtafel zit. Dat houdt in dat iedereen op elk  moment kan besluiten om te stoppen met de mediation. In die zin is er gelijkwaardigheid.
  • de afspraak dat je wat er aan tafel gebeurt of gezegd wordt niet met anderen deelt. Er geldt een geheimhoudingsverplichting voor iedereen die bij de mediation aanwezig is.

Geheimhouding biedt veiligheid

Voor de mediator geldt de geheimhouding overigens al vanaf het allereerste contact. Zelfs als de mediation niet doorgaat, zwijgt de mediator over de zaak. Voor de deelnemers begint de geheimhoudingsverplichting vanaf het moment van ondertekenen van de overeenkomst. De afspraken over geheimhouding creëren een veilige omgeving. Een omgeving waarin elk van de partijen vrij kan spreken over wat hem dwars zit, bezig houdt of zorgen baart. Zonder dat hij bang hoeft te zijn dat die informatie in een personeelsdossier komt, met derden wordt besproken of -als de mediation onverhoopt niet slaagt- in een rechtszaak wordt ingebracht.

En al bekende informatie dan?

Wat al bekend was voordat de mediation startte is natuurlijk niet ineens onbekend geworden. Je kunt niet met terugwerkende kracht iets ‘geheim’ verklaren. Als duidelijk is dat er een conflict ligt over bijvoorbeeld de samenwerking dan is dat bekende informatie. Maar als in de mediationgesprekken het WAAROM van het conflict aan de orde komt, of mogelijke oplossingen besproken worden, dan is die informatie geheim. Alles wat nieuw is blijft in de beslotenheid van de mediation.

Geldt de afgesproken geheimhouding voor altijd?

Ja, in principe wel.

Tenzij de deelnemers met elkaar afspreken dat (een deel van) hun nieuwe afspraken bekend mag worden bij anderen. Denk aan nieuwe werkafspraken of aan een vaststellingsovereenkomst. Dan wil je juist dat ook anderen op de hoogte zijn van die nieuwe afspraken.

WAT je precies bekend wilt maken, leg je in een afsprakenblad of in een vaststellingsovereenkomst vast.

HOE je tot die afspraken gekomen bent en of de onderhandelingen moeizaam waren of juist vlot verliepen en of je verschillende varianten onderzocht hebt voordat je de definitieve afspraken gemaakt hebt: dat is het geheim van de mediation. Daar heeft niemand iets mee te maken. En dat houd je dus voor jezelf.

Is er dan niemand die weet wat er tijdens de mediation speelt?

Soms wel, maar alleen als de deelnemers dat willen en met elkaar afspreken.

Je kunt je voorstellen dat een deelnemer toch met iemand over de mediation wil praten. Als uitlaatklep, ter ondersteuning of gewoon voor advies. Denk aan een partner of goede vriend, maar ook aan HR, juridisch adviseurs of advocaten. Pas als deze derden een eigen geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend waarin zij beloven zich aan de spelregels van het mediationreglement te houden, mag een deelnemer met hen inhoudelijk over de mediation praten – eerder niet.

Conclusie

De geheimhoudingsplicht bij een mediation houdt stand, ook nadat de mediation al lang is afgelopen. Tenzij in de eindafspraken andere afspraken gemaakt zijn. Bijvoorbeeld wat er wel met anderen gedeeld mag worden. Die eindafspraken moeten door de deelnemers schriftelijk zijn goedgekeurd of ondertekend, anders gelden ze niet. Als er dus niets over vermeld staat in de uiteindelijke afspraken en er niets ondertekend is, blijft alles ‘onder ons’.

De geheimhoudingsverplichting in een mediation: gedoe of niet?

Het lijkt misschien omslachtig maar zo’n afspraak over geheimhouding is cruciaal om de kans op slagen van een mediation zo groot mogelijk te maken. Heb jij zo’n situatie ook wel eens bij de hand gehad en hoe was die geheimhoudingsafspraak voor jou? Voelde het veilig of vertrouwde je het toch niet helemaal?

 

 

 

 

 

 

Pin It on Pinterest