Frictie mail - www.geenruzieophetwerk.nlVoordat je als leidinggevende in de gaten hebt dat er wat meer aan de hand is in je team dan alleen een verschil van opvatting, is er al heel wat gebeurd. Ineens merk je dat er minder goed samengewerkt wordt, dat je project vertraging oploopt, dat er over ‘zij’ en ‘wij’ gesproken wordt. Er is sprake van frictie. Het lijkt wel of je medewerkers niet meer wíllen meewerken. Wat is er aan de hand?

Het is toch normaal dat er verschillende ideeën zijn?

Jazeker!

Niet elke onenigheid betekent frictie. Verschil van opvatting over wat dan ook dat in jouw team belangrijk is, of het nu de uitvoering van een project is, of hoe je de verkoopdoelstellingen gaat halen, of de klant wilt benaderen, of een productintroductie vormgeeft, is volstrekt normaal. Dat zul je daarom ook altijd tegenkomen. En dat is niet alleen volstrekt normaal maar ook goed! Juist omdat er op verschillende manieren naar het onderwerp gekeken wordt, krijg je meer ideeën en een bredere kijk op de zaak. En daarmee dus ook een beter oordeel over hoe je die uitvoering, benadering of introductie gaat aanpakken.

Waar ontstaat dan de frictie?

Frictie kan op verschillende manieren ontstaan. Misschien voelt iemand of een deel van je team zich niet gehoord, niet serieus genomen of simpelweg ‘overruled’. Of dat nu terecht is of niet. Het kan zijn dat er botsende ego’s in je team zitten, die zich op een vervelende manier laten gelden, en zo (een deel van) het team meenemen. Er kunnen meerdere oorzaken zijn, maar in ieder geval zijn er signalen die duidelijk maken dat het niet lekker loopt.

Hoe kun je die signalen van onvrede oppikken?

Want er zijn altijd signalen!

In de workshop Herken de signalen van een arbeidsconflict worden er veel signalen besproken en uitgewerkt. Samen met deelnemers is er inmiddels een lange lijst met signalen opgebouwd en ik dacht behoorlijk compleet te zijn, tot ik kortgeleden een blog over frictie mail las. Hierin pleit de schrijver die zich als EFT-therapeut en mediator richt op het verbeteren van gezinsrelaties, voor meer persoonlijk contact in plaats van via mail, sms of app … zeker als je boos bent. Alleen als je blij met iemand bent, mag je dat wat hem betreft schriftelijk meedelen; alle andere emoties zou je persoonlijk moeten overbrengen.

En dat zette me aan het denken.

Ook in een werkrelatie wordt veel van de mail gebruik gemaakt. Reuze handig om snel je boodschap kwijt te kunnen, en helemaal als er meer collega’s tegelijkertijd op de hoogte moeten worden gebracht. Efficiënt ook. Het is gebruikelijk geworden om alles via de mail vast te leggen, en meteen ook maar een grote groep collega’s te cc’en.

Maar …

Mail kan ook een teken van ‘schuilgedrag’ zijn

Wie herkent het niet?

Een mail die aan zoveel collega’s in cc is gestuurd dat je denkt ‘waar is dat voor nodig?’. Of een reactie van iemand die zegt ‘maar ik had je toch in cc gezet? Je wist dat ik hiermee bezig was. Heb je je mail niet gelezen?’. Of ‘ik heb de manager / directeur / P&O-adviseur / vul maar in.. ook meegenomen in deze discussie zodat ze op de hoogte zijn’. Zo’n mail werkt als frictie mail; het vertroebelt de directe en heldere communicatie en werkt onbegrip en onduidelijkheid in de hand, terwijl het lijkt alsof de afzender met iedereen rekening houdt.

Welk schuilgedrag steekt hier achter? Waar is iemand bang voor?

Is het onzekerheid over de eigen positie; als je medewerker eerder is aangesproken over een bepaalde actie, heeft hij misschien wel besloten dat hem dat niet nog eens gebeurt. Dus neemt hij voor de zekerheid maar het hele team en de directie mee in alle mails die hij nog stuurt. Zodat niemand later kan zeggen dat hij de anderen niet op de hoogte stelde.

Is het boosheid; vindt je medewerker dat hij onterecht op de vingers is getikt? En is dit de manier om anderen te tonen dat hij ‘echt wel verstand van zaken heeft’ en dat jij als leidinggevende of manager fout zat?

Wat het ook is, bij jou moet een alarmbelletje afgaan.

Ook al bedoelt je medewerker er niets mee; zijn mail kan wel frictie oproepen bij collega’s die overspoeld worden door mails waar zij niet direct mee te maken hebben. En die frictie wil je vóór zijn. En als je medewerker wel een onderliggend probleem heeft, wil je dat bespreken. Hoe eerder misverstanden de wereld uit zijn, des te beter.

Wil je zelf de signalen van een mogelijk sluimerend conflict sneller herkennen?

Schrijf je dan in voor de workshop Herken de signalen van een arbeidsconflict. In 3 uur neem ik je mee in de wereld van conflicten. Waarom je ruzie op het werk wilt voorkomen, maar vooral in hoe je mogelijke misverstanden, onenigheid, wrijving, frictie en weerstand kunt herkennen. Je krijgt een handig naslagwerk mee zodat je in je eigen werksituatie nog eens even kunt teruglezen wat je in de praktijk meemaakt.

Heb je zelf ervaring met frictie mail of andere ontwrichtende ingesleten patronen? Laat het me hieronder weten! Ik ben erg benieuwd naar jouw ideeën.

 

 

Pin It on Pinterest